Herausforderungen der Remote Work Teil 1: Strategien für Remote Teams

In diesem Jahr feiern wir ein großes Jubiläum: Das 10-jährige Bestehen unserer Agentur. Eine lange Zeit, in dem sich viel verändert hat – und die perfekte Gelegenheit, um über die Erfahrungen zu reflektieren, die wir auf dem Weg hierher gemacht haben. Zu einer dieser Veränderungen gehört die Umformung unserer Agentur zu einem Remote-Unternehmen.

In dieser Zeit gab es unzählige Momente, in welchen wir uns im Detail mit den Vorteilen, aber auch mit den Herausforderungen der Remote Work auseinandergesetzt haben. Mit jedem neuen Projekt und mit jedem neuen Teammitglied wurde unsere Arbeitsweise auf die Probe gestellt. Wir sind daran gewachsen – und haben die Remote Work immer mehr zu schätzen gelernt. In diesem Artikel wollen wir unsere Erfahrungen teilen und Strategien ansprechen, mit welchen wir unsere Herausforderungen der Remote Work gemeistert haben. Während wir uns in diesem 1. Teil auf Strategien für Remote Teams konzentrieren, gehen wir im 2. Teil auf Strategien für Remote Arbeitende ein.

Inhalt

  1. Zeitzonen
  2. Sprachbarrieren
  3. Kommunikationskultur

Herausforderung der Remote Work:

Remote Work bietet die Freiheit, jeden beliebigen Ort als Arbeitsplatz wählen zu können. Diese Ortsunabhängigkeit begeistert viele. Denn die eigene, physische Nähe zum Unternehmenshauptquartier ist mit dieser Arbeitsform nicht länger Voraussetzung. Stattdessen lässt sich der Beruf, je nach Möglichkeit, mit auf Reisen nehmen und genauso kann der Wohnort frei gewählt werden. Perfekt für uns, denn viele aus dem Team leben weit entfernt von unseren Büros in Freiburg und Mannheim. Manche unserer Freelancer*innen leben nicht mal in Deutschland. Wie schade wäre es, wenn wir aufgrund dessen nicht zusammenarbeiten könnten.

Doch durch die Distanz unserer Wohnorte mussten wir lernen, mit der Herausforderung der Zeitzonen umzugehen.

Unsere Herangehensweise:

Unserer Erfahrung nach handelt es sich bei unterschiedlichen Zeitzonen um eine Herausforderung, die mit einer guten Gesprächskultur und Organisationsgeschick zu meistern ist: Offene, ehrliche und empathische Kommunikation hilft, Verständnis für Kolleg*innen zu haben und auch selbst auf solches zu treffen. Sind zusätzlich Strategien vorhanden, die dem Teamalltag Struktur und Gestaltungsfreiraum ermöglichen, ist Arbeiten über Zeitzonen hinweg realisierbar.

Um Struktur und Organisation für ein internationales Team der Remote Work greifbar zu machen, empfehlen wir den Einsatz verschiedener Online-Tools. Die Ziele sind zum einen, dass sich Kommunikation trotz Zeitverschiebung und geographischer Distanz so flüssig wie möglich anfühlt, was mithilfe von Chatplattformen wie Slack oder Asana verwirklicht werden kann. Zum anderen soll die Unternehmensplanung übersichtlich und transparent gemacht werden, wobei Online Workspaces wie Notion helfen können.

Herausforderung der Remote Work:

Ein bedeutsamer Vorteil der Remote Work ist der, dass intensive Zusammenarbeit mit Expert*innen rund um den Globus möglich wird. Wissen kann unmittelbar geteilt werden, internationaler Austausch gefördert und Kompetenz-Netzwerke können auf- bzw. ausgebaut werden. Wer die erfahrenste Webflow-Programmiererin in Kanada vermutet, kann ohne Umwege Kontakt aufnehmen und die eigenen Kenntnisse vertiefen. Wer zu Designfragen gerne mit einem Talent in Belgien sprechen möchte, kann problemlos ins Gespräch kommen. Neue, international agierende Teams können sich dank der Remote Work bilden und Expertise kann zu verschiedenen Themen zusammenfinden.

Der interkontinentale Wissensaustausch kann aber auch herausfordernd sein. So sind Sprachbarrieren ein täglicher Begleiter für diejenigen, die über sprachliche Grenzen hinweg arbeiten. Eine Herausforderung bei der Remote Work, die zuweilen zu Frustration führen kann. Zum Beispiel, wenn im eigenen englischen Wortschatz Fachbegriffe fehlen, Erklärungen zu Projektideen aufgrund von Verständigungshürden nicht so detailliert wie gewünscht gegeben werden oder manches Vokabular des Gegenübers nicht auf Anhieb verstanden wird.

Unsere Herangehensweise:

Entmutigen lassen sollte man sich aufgrund einer möglichen Sprachbarriere nicht. Geduld ist eine Tugend, die jede*r im gemeinsamen Austausch über eine Zweitsprache mitbringt. Deshalb sollte die Kontaktaufnahme mit anderen Menschen mit anderen Muttersprachen keine Sorgen bereiten. Viel eher kann man diese Herausforderung der Remote Work als Möglichkeit verstehen, seinen eigenen Sprachschatz zu erweitern und Ängste gegenüber potenziellen Sprachbarrieren abzulegen. Und wer Grundwissen über die Sprache und die Kommunikationskultur der Gesprächspartnerin oder des Gesprächspartners mitbringt, hat schon einen großen Schritt getan!

Herausforderung der Remote Work:

Doch nicht nur eine gemeinsame Sprache zu sprechen ist wichtig. Bei der Remote Work sollte auch auf eine gute Kommunikationskultur Wert gelegt werden. Sowohl geschäftliche als auch private Gespräche können beim Remote Arbeiten herausfordernden Zwickmühlen begegnen, die zum normalen Alltag gehören. So können wir Zeit- und Termindruck, unterschiedlichen Wissensständen (zum Beispiel zu Projekten) oder anderen Komponenten des alltäglichen Lebens ausgesetzt sein, die einer konfliktfreien Arbeitsatmosphäre abträglich werden können.

Bei einer Kommunikationsweise, die weitestgehend auf Kamera, Mikrofon und einer guten Internetverbindung basiert, können ebenfalls wichtige Aspekte des persönlichen Gesprächs verloren gehen. Denn nicht nur Worte sind Teil einer regulären Unterhaltung, sondern auch Gestik und Mimik, die durch die Rahmenbedingungen der Remote Work häufig verloren gehen können.

Plötzliche Einfälle können selten ohne Verzögerung mitgeteilt werden, da Unterhaltungen oftmals in geplanten, zeitlich begrenzten Fenstern geführt werden. Aber auch persönliche Arbeitsrhythmen der Kolleg*innen mitzubekommen, ihnen spontan am Kaffeeautomaten, in der Mittagspause oder am Drucker zu begegnen – das alles fällt beim Remote Arbeitsplatz im Vergleich zur Arbeit im Büro weg.

Unsere Herangehensweise:

Um die Gesprächskultur bei /gebrüderheitz zu stärken, haben wir uns verschiedene Wege überlegt, die uns als Remote Unternehmen Raum für Unterhaltungen geben. Zentral ist für uns Slack, ein Tool, das uns gleich mehrere Optionen für eine fließendere Kommunikation bietet. Am wichtigsten ist für uns aber dessen Chatfunktion, die in ihrer Einfachheit dennoch diverse Möglichkeiten des Kontakthaltens bei der Remote Work bereithält.

Neben den Basis-Funktionen, diverse Chaträume kreieren zu können, die arbeitsbezogene oder private Themenfelder für alldiejenigen greifbar macht, die teilhaben wollen, ist es auch möglich, Telefonate zu führen. Im Grunde ist es aber der Chat selbst, der hilft, Unterhaltungen über Zeitzonen hinweg fließend zu gestalten. Indem die Unterhaltungsbeiträge mit nur wenig Zeitverzögerung jederzeit gesendet werden können, wird der der Anschein einer Face-to-Face-Kommunikation vermittelt.

Es bleibt aber das Problem bestehen, dass die Gesprächsteilnehmenden nicht sofort reagieren müssen und können, wenn es sich nicht ergibt, und der Unterhaltung auch dadurch keine 100% Spontanität erhält.

Um uns dennoch zu Wasserspender-Momenten inmitten unseres Arbeitsalltags zu verhelfen und den Beschränkungen der reinen Chatkommunikation entgegenzuwirken, haben wir zusätzlich einen Videochatkanal eröffnet, in welchem sich jede*r aufhalten kann, dem nach spontanen Unterhaltungen mit seinen oder ihren Kolleg*innen ist.

Der beste Weg, sich kennen- und schätzen zu lernen, ist aber, sich tatsächlich zu treffen. Auch wenn wir unsere Remote-Kultur und die Remote Work hochhalten, ist es uns wichtig, Begegnung zu ermöglichen. Aus diesem Grund setzen wir auf ein jährliches Workcamp, bei welchem wir über das letzte Jahr mit /gebrüderheitz reflektieren und uns Raum für persönlichen Kontakt geben.

Es gibt aber noch mehr zu lernen. Um mehr über Kommunikation zu erfahren, haben wir Kontakt mit einer Kommunikationsexpertin aufgenommen. Sich im direkten Austausch Fachwissen anzueignen, sehen wir als eine tolle Möglichkeit, unsere Gesprächskultur immer weiter zu verbessern.


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