Warum IT-Projekte scheitern - und was Du tun kannst, um sie zum Erfolg zu bringen

Fast 20% aller IT-Projekte scheitern - obwohl schon Zeit und Geld in sie investiert wurden. Dazu kommt, dass bis zu 50% der IT-Projekte länger dauern oder teurer werden als zuerst erwartet. Das ist für IT-Agenturen frustrierend, aber auch für Kund*innen eine Stresssituation. 12% der Kund*innen ziehen sogar drastische Schritte und wechseln die Agentur.

Aber wie kommt es zu den Problemen? Was kann ich als Agentur-Mitarbeiter*in oder als Kund*in zu einem erfolgreichen IT-Projekt beizutragen? Welche Möglichkeiten habe ich im Falle von Konflikten?

Inhalt:

1. Gründe für's Scheitern
2. Tipps für Agenturen
3. Tipps für Kund*innen
4. Tipps für beide Seiten
5. Wenn es doch mal kracht

Sowohl auf Agenturen- als auch Kund*innenseite kann es Gründe und Auslöser geben, wegen denen das Projekt zur Belastungsprobe wird und scheitert.

Auf Agenturseite kann es zu unrealistischen Anforderungsanalysen kommen. Beispielsweise, wenn diejenigen, die das Projekt umsetzen - Entwickler*innen und Designer*innen und weitere - zu wenig in die Planung einbezogen werden. Ihr Input ist aber entscheidend, um abzuwägen, ob die Kund*innenwünsche realisierbar sind und wie viel Zeit die Umsetzung braucht. Sind die Anforderungen unausreichend geprüft, kann das zu engen Zeitplänen, zu kleinen Budgets und damit einer unzureichenden, stressgeladenen Umsetzung führen.

Auf Kund*innenseite ist nicht immer klar, welche Erwartungen an die Agentur und das Projekt gestellt werden können. Schwer realisierbare Vorstellungen können auf beiden Seiten zu Verständnislosigkeit führen. Wichtig ist, der Agentur die Möglichkeit zu geben, ihr Können zu kommunizieren und darauf zu vertrauen, dass diese die Wünsche der Kund*innen nach bester Möglichkeit umsetzen wollen.

Weitere Gründe für das Scheitern von IT-Projekten können sein:

• Projektumfang wächst unerwartet: Aus ein paar kleinen Kleinigkeiten werden große Großigkeiten, die das Projekt ausbremsen.
• Zeitmangel: Manchmal geschehen unerwartete Dinge, die es erschweren, die Deadline einzuhalten. Ohne Puffer können schon kleine Stolpersteine zu einem Beinbruch führen.
• Vertrauen fehlt: Die Stimmung kippt und die Kommunikation friert ein.
• Prozesse, Rollen und Aufgaben sind unklar, sorgen für Verwirrung, Mehrarbeit und schlechte Stimmung.

Projekte sind für Kund*innen oft eine Blackbox, in die sie kaum Einblick finden. Verständlich, dass das ungute Gefühle auslöst. Als Agentur müssen wir deshalb transparent arbeiten und unsere Kund*innen dort abholen, wo sie sind. Ein Workshop bzw. eine Schulung kann helfen, Kund*innen mit Begriffen und Funktionen des Projekts vertraut zu machen. Indem sie "eingeweiht" werden, erhalten sie Kontrolle über ihr Produkt zurück, was zu einem erfolgreichen Abschluss des IT-Projekts beitragen kann.

Zudem kann Agentursprache verwirrend für Außenstehende sein. Geschickt platzierte Begriffserklärungen helfen, dass sich Kund*innen auf Wunsch informieren können und ein Gefühl von Mitsprachemöglichkeit bekommen. Geeignete Orte sind die eigene Agentur-Website, z.B. in einem Glossar, oder das Angebot für das konkrete Projekt.

Außerdem ist es wichtig, Kund*innen die Arbeitsweise einer Agentur nachvollziehbar zu machen: Wie funktionieren Scrum und agile Arbeit? Wieso funktioniert handgeschriebener Code anders als Templates? Was ist ein Change Request und wieso kostet das extra? Sobald die Kund*innen im Bilde sind, treten weniger Missverständnisse auf und wirkt einem Scheitern des Projekts wirksam entgegen.

Besprecht ebenfalls frühzeitig, was Ihr von Euren Kund*innen erwartet. Dass Kund*innen eine Mitwirkungspflicht haben, ist nicht immer klar. Legt von Anfang an fest, wer Eure Ansprechperson ist, wie Ihr sie am besten erreichen könnt und zu welchen Zeiten Ihr ihr Feedback braucht. Es ist schließlich auch im Interesse Eurer Kundschaft, dass das Projekt so effizient wie möglich und erfolgreich verläuft.

Auch in der Rolle Kund*in ist es hilfreich, sich um eine reibungslose Zusammenarbeit zu bemühen. Denn je besser der Austausch ist, desto schneller und kostengünstiger kann das Projekt abgeschlossen werden und desto weniger wahrscheinlich wird es, dass das Projekt scheitert.

Als Kund*in will Dir die Agentur Deiner Wahl so gut es geht helfen. Frage sie, wie Du sie bei der Projektumsetzung am besten unterstützen kannst. Teile ihr mit, wie Du am besten zu erreichen bist und wann Du für Feedback zur Verfügung stehst. Zudem ist es sinnvoll, Dir zeigen zu lassen, wie Du Fehler erkennst und sie richtig meldest. Sehr wahrscheinlich werdet ihr verschiedene "Definitions of Done" haben. Lass Dich deshalb in die Sprache und Arbeitsweisen der Agentur einführen, um effizient mit dem Team interagieren zu können und zum Erfolg des Projekts beizutragen.

Fragen sind immer erlaubt und sogar sehr hilfreich, um für Klarheit zu sorgen. Sollte zum Beispiel der Kostenumfang bei Dir für Unverständnis sorgen, einfach direkt ansprechen und nachfragen. Häufig erkennt man als außenstehende Person nicht direkt, wie viel Zeit, Planung und Expertise hinter einem Webprodukt stecken. Wenn Du unsicher bist, sprich mit Deiner Ansprechperson und lass Dir eine Einführung geben.

Kommunikation ist das A und O, um das IT-Projekt zum Erfolg zu bringen. Nutzt einen Kick-off, um Euch kennenzulernen, und schafft durch ein offenes Gespräch und gute Erreichbarkeit gegenseitiges Vertrauen. Tretet einander in einer positiven Grundhaltung gegenüber und scheut Euch nicht, Fragen zu stellen, wenn etwas unklar bleibt. Sobald ein Austausch über's Web stattfindet, können Nachrichten falsch verstanden oder wichtige Informationen übersehen werden - und Missverständnisse sind häufige Scheiter-Faktoren. Habt Ihr das Gefühl, dass etwas durchgerutscht ist? Hörer in die Hand, E-Mail-Postfach gezückt und nochmal freundlich darauf hinweisen.

Wenn es doch mal kracht und das IT-Projekt kurz vor dem Scheitern steht, kann es ratsam sein, die Ansprechperson innerhalb der Agentur zu wechseln. Vielleicht sind die beiden Parteien menschlich nicht kompatibel, eventuell haben zu viel Spannungen die Stimmung getrübt. Eine neue Ansprechperson kann der Zusammenarbeit mit einem objektiven, sachlichen Blick einen neuen Ton verleihen und sowohl bei Kund*in als auch Kolleg*in eventuelle Missverständnisse aufklären.

Kann keine Lösung gefunden werden, ist es empfehlenswert, ein*e Mediator*in, um die Parteien durch den Konflikt zu führen.

Präventiv hilft es, viel und frühzeitig miteinander ins Gespräch zu kommen, regelmäßig Freuden, Fragen und Probleme miteinander zu teilen und Missverständnisse direkt zu klären, wenn sie aufkommen.

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